Download Documenti e Backup
1. A cosa servono i servizi
La categoria Download Documenti della Dashboard Servizi permette di accedere a tre strumenti distinti, protetti mediante verifica tramite email istituzionale:
- Download documenti: consente di scaricare un file reso disponibile dall'Istituto, inserendo il codice documento ricevuto.
- Ripristino Backup: consente di scaricare un archivio di backup messo a disposizione per eventuali operazioni di recupero o ripristino.
- Richiedi Backup: consente di inoltrare all’Amministratore di sistema una richiesta di recupero di file o contenuti, indicando l’ambiente interessato e verificando la propria email istituzionale con codice OTP.
2. Accesso dalla Dashboard
- Apri la Dashboard Servizi dell'Istituto.
- Individua la categoria Download Documenti.
- Seleziona Download documenti per ottenere un documento, Ripristino Backup per scaricare un archivio già predisposto, oppure Richiedi Backup per chiedere il recupero di file o contenuti.
- Si apre la pagina del servizio selezionato: per i download è richiesto il codice del file, mentre per una nuova richiesta di backup occorre compilare l’apposito modulo.
3. Cosa occorre prima di iniziare
Per scaricare un documento o un backup già disponibile occorre disporre di:
- Un codice di accesso al file comunicato attraverso i canali autorizzati.
- Un indirizzo email istituzionale valido con dominio @ipsravizza.edu.it.
- La possibilità di consultare la relativa casella email per ricevere il codice monouso di verifica.
4. Come scaricare un documento
- Dalla Dashboard seleziona Download documenti.
- Nel campo Codice documento inserisci il codice che ti è stato comunicato.
- Nel campo Email istituzionale inserisci il tuo indirizzo @ipsravizza.edu.it.
- Premi Invia codice di verifica.
- Apri la casella email istituzionale e individua il messaggio con il codice OTP di 6 cifre.
- Torna alla pagina del servizio, inserisci il codice ricevuto e premi Verifica e scarica documento.
- Se la verifica è corretta e il file è disponibile, il browser avvia il download.
5. Come scaricare un archivio di backup
La procedura è analoga a quella del download documenti, ma deve essere eseguita attraverso l'apposita voce della Dashboard.
- Apri la categoria Download Documenti e seleziona Ripristino Backup.
- Inserisci il codice dell'archivio di backup ricevuto.
- Indica il tuo indirizzo email istituzionale.
- Richiedi il codice di verifica e controlla la casella email.
- Inserisci il codice OTP di 6 cifre e completa la verifica.
- Attendi il download dell'archivio e controlla che il file sia stato scaricato integralmente.
6. Come richiedere un backup
Se un file, una cartella o un contenuto non è più disponibile e occorre valutarne il recupero, utilizza la voce Richiedi Backup. Il modulo consente di comunicare alla scuola le informazioni necessarie a individuare il materiale richiesto.
- Apri la Dashboard Servizi, individua Download Documenti e seleziona Richiedi Backup.
- Inserisci nome, cognome e indirizzo email istituzionale del richiedente.
- Compila il titolo della richiesta, in modo breve ma riconoscibile.
- Seleziona l'ambiente interessato: Drive di Istituto, Archivio di Istituto, Classroom, Google Fogli, Google Moduli oppure Altro. Se scegli Altro, specifica l’ambiente.
- Indica i file o contenuti da ripristinare, precisando, se possibile, nome, percorso, cartella o classe di riferimento.
- Scrivi una descrizione della richiesta, spiegando cosa manca o quale problema è stato riscontrato. Se conosci la data indicativa alla quale risalire, inseriscila nel campo dedicato.
- Richiedi l’invio del codice OTP alla tua casella istituzionale e inserisci le 6 cifre ricevute.
- Completa la verifica e l’invio della richiesta. Al termine si apre la pagina Conferma richiesta Backup.
7. Codice OTP: validità e controlli
Tutti e tre i servizi prevedono una verifica tramite codice monouso inviato alla casella email istituzionale indicata.
- Il codice OTP è composto da 6 cifre.
- La sua validità è di 10 minuti.
- Il codice può essere utilizzato una sola volta.
- Tra due richieste di invio devono trascorrere almeno 60 secondi.
- Il sistema prevede un massimo di 5 tentativi di verifica per ciascun codice e limiti alle richieste ripetute.
8. Errori e problemi più comuni
Il codice del documento non viene riconosciuto
Controlla di averlo digitato correttamente e di aver scelto il servizio giusto. Il codice deve corrispondere a un file effettivamente disponibile nell'archivio del modulo selezionato.
L'indirizzo email non viene accettato
Verifica di aver inserito un indirizzo istituzionale valido appartenente al dominio @ipsravizza.edu.it. Indirizzi personali o appartenenti ad altri domini non sono ammessi.
Non arriva l'email OTP
Controlla la posta in arrivo e la cartella Spam/Posta indesiderata. Se occorre ripetere la richiesta, attendi almeno 60 secondi. In presenza di un limite temporaneo alle richieste, riprova più tardi.
Il codice OTP è scaduto o non è corretto
Verifica di aver inserito le sei cifre esatte. Se sono trascorsi più di 10 minuti o hai superato il numero massimo di tentativi, ricomincia la procedura per ottenere un nuovo codice.
Compare «Sessione non valida»
Aggiorna la pagina e ripeti la procedura dall'inizio. Evita di utilizzare moduli rimasti aperti a lungo o recuperati dalla cronologia del browser.
Il download non parte
Controlla che il browser non abbia bloccato il download e verifica la cartella di destinazione. Se il problema persiste, ripeti la procedura; se il file non risulta disponibile, rivolgiti al personale di riferimento.
La richiesta di backup non viene inviata
Controlla che tutti i campi obbligatori siano compilati, che l’indirizzo sia istituzionale e che il codice OTP sia ancora valido. Se compare un avviso di limite temporaneo agli invii, attendi prima di riprovare. Considera la richiesta trasmessa soltanto quando compare la pagina di conferma.
Non ho ancora ricevuto il codice per scaricare il backup
La verifica OTP usata per inviare la richiesta è distinta dal codice che verrà comunicato quando l’archivio sarà disponibile. Attendi l’email di conferma dell’Amministratore e controlla anche la cartella della posta indesiderata.
9. Buone pratiche per i file scaricati
- Utilizza i documenti esclusivamente per le finalità istituzionali autorizzate.
- Non inoltrare documenti o backup contenenti dati riservati attraverso canali non autorizzati.
- Evita di conservare copie superflue su dispositivi personali o cartelle sincronizzate automaticamente.
- Per gli archivi di backup, verifica il nome del file e la completezza del download prima di qualsiasi attività successiva.
- Non considerare il semplice download equivalente a un ripristino completato.