Invio documenti Segreteria
1. A cosa serve il sistema
Il servizio Invio documenti Segreteria permette al personale autorizzato di trasmettere documentazione relativa agli alunni con Bisogni Educativi Speciali (BES), utilizzando un'apposita interfaccia web.
La procedura consente di associare a ogni documento alcune informazioni identificative, necessarie per agevolarne la successiva individuazione e gestione da parte della Segreteria scolastica.
Il sistema accetta esclusivamente documenti in formato PDF.
Prima della trasmissione, il docente deve verificare la correttezza delle informazioni inserite e del contenuto del documento da caricare.
2. Accesso alla procedura
Per utilizzare il servizio:
- Accedere alla Dashboard Servizi dell'Istituto.
- Individuare la categoria Invio documenti Segreteria.
- Selezionare il pulsante Invio documenti BES.
- Attendere il caricamento del modulo.
3. Compilazione dei dati richiesti
Una volta aperto il modulo, è necessario compilare tutti i campi contrassegnati da un asterisco (*).
Classe
Inserire la classe di appartenenza dell'alunno, indicando anche l'eventuale sezione o indirizzo.
Cognome e nome docente
Indicare il cognome e il nome del docente che sta effettuando la trasmissione.
Cognome e nome alunno
Inserire correttamente il cognome e il nome dell'alunno al quale si riferisce il documento.
Classe: 2C SS
Docente: Di Nota Daniele
Alunno: Bianchi Sara
Verificare attentamente che il documento selezionato appartenga effettivamente all'alunno indicato nel modulo.
Un errore nell'associazione tra documento e nominativo potrebbe comportare un trattamento non corretto di informazioni personali.
4. Dichiarazioni obbligatorie
Prima di procedere al caricamento, il sistema richiede di selezionare due caselle di presa visione.
Prima dichiarazione
Attraverso questa dichiarazione, il docente conferma di aver controllato il documento prima della trasmissione.
Seconda dichiarazione
La seconda dichiarazione riguarda la gestione delle eventuali modifiche successive all'invio.
Entrambe le caselle devono essere selezionate.
Se anche una sola delle due dichiarazioni non viene accettata, il sistema impedisce il completamento della procedura.
5. Selezione del documento PDF
Dopo aver compilato i campi e selezionato entrambe le dichiarazioni, è necessario allegare il documento da trasmettere.
- Individuare il campo Seleziona il file PDF.
- Premere il pulsante per la selezione del file.
- Individuare sul proprio dispositivo il documento da inviare.
- Selezionare il file e confermare la scelta.
- Verificare che il documento selezionato sia quello corretto.
PDF (.pdf)
Il sistema controlla sia l'estensione del file sia il tipo di contenuto rilevato dal server. I documenti che non superano tali controlli vengono rifiutati.
6. Invio del documento
Una volta completati tutti i passaggi precedenti, è possibile avviare la trasmissione.
- Controllare nuovamente i dati inseriti.
- Verificare che entrambe le dichiarazioni risultino selezionate.
- Accertarsi di aver allegato il PDF corretto.
- Premere il pulsante Carica documento.
Dopo aver premuto il pulsante, viene visualizzata una barra che mostra la percentuale di avanzamento del caricamento.
Non chiudere la pagina durante il caricamento.
Il raggiungimento del 100% indica il completamento del trasferimento dei dati, ma non costituisce, da solo, conferma dell'avvenuto salvataggio.
È necessario attendere il messaggio di conferma restituito dal sistema.
7. Conferma dell'avvenuto caricamento
Se la procedura termina correttamente, il sistema visualizza una finestra centrale contenente il seguente messaggio:
La comparsa di questo messaggio conferma che il file è stato trasferito nella cartella di destinazione prevista dal sistema.
Per chiudere la finestra è sufficiente premere il pulsante Chiudi. Il modulo viene quindi ripulito, permettendo di effettuare un eventuale nuovo caricamento.
8. Come vengono archiviati i documenti
Il sistema genera automaticamente un nome per ogni documento trasmesso, utilizzando le informazioni inserite nel modulo.
Il nome viene costruito secondo il seguente schema:
classe_XXX---docente_COGNOME_NOME---alunno_COGNOME_NOME.pdf
Questa modalità permette di associare al documento la classe, il docente che ha effettuato l'invio e l'alunno interessato.
Se nella cartella di destinazione è già presente un documento con lo stesso nome, il sistema aggiunge automaticamente un numero progressivo per evitare di sovrascrivere il file esistente.
Il sistema prevede inoltre la scrittura di un registro tecnico in formato CSV, contenente informazioni relative alla trasmissione, tra cui data, ora, classe, docente, alunno, nome originale del file, nome assegnato e indirizzo IP della richiesta.
9. Cosa fare in caso di errore
Se il caricamento non può essere completato, il sistema visualizza un messaggio che segnala il problema riscontrato.
Campi non compilati
Verificare di aver inserito classe, cognome e nome del docente e cognome e nome dell'alunno.
Dichiarazioni non selezionate
Controllare di aver spuntato entrambe le caselle obbligatorie.
Formato del file non valido
Accertarsi che il documento sia effettivamente un PDF valido.
Errore durante il caricamento
Verificare la connessione e riprovare. Se il problema persiste, segnalare l'anomalia al personale incaricato della gestione del servizio.
In assenza del messaggio di conferma, non considerare automaticamente conclusa la trasmissione.
Prima di ripetere l'invio, in caso di esito incerto, è opportuno verificare con la Segreteria se il documento sia già stato acquisito.
10. Correzioni successive all'invio
Una volta trasmesso correttamente il documento, eventuali necessità di modifica, sostituzione, correzione o integrazione devono essere sottoposte alla Segreteria scolastica.
Il docente non deve considerare un secondo caricamento come sostituzione automatica del documento precedentemente inviato.
Le modifiche successive alla trasmissione devono essere autorizzate esclusivamente dalla Segreteria scolastica, come previsto dalla dichiarazione accettata durante la compilazione del modulo.
11. Buone pratiche di utilizzo
- Verificare sempre l'identità dell'alunno al quale si riferisce il documento.
- Controllare la correttezza del PDF prima di procedere all'invio.
- Utilizzare il servizio esclusivamente per le finalità scolastiche previste.
- Non trasmettere documenti contenenti dati personali a destinatari non autorizzati.
- Attendere sempre il messaggio di conferma prima di considerare conclusa l'operazione.
- Rivolgersi alla Segreteria per eventuali modifiche successive alla trasmissione.