Prenotazioni Aule, Laboratori e PC

Guida all'utilizzo del sistema di prenotazione delle risorse scolastiche.

1. A cosa serve il servizio

La sezione Prenotazioni della Dashboard permette di accedere agli strumenti per organizzare l'utilizzo delle risorse dell'Istituto. Questa guida descrive le procedure per la prenotazione di aule e laboratori e per la prenotazione dei PC. Le due funzioni hanno calendari distinti, accessibili dalla stessa categoria della Dashboard.

Prima di iniziare: verifica sempre la sede e la risorsa selezionate (aula, laboratorio oppure tipologia di PC): ogni calendario mostra soltanto le prenotazioni della risorsa scelta.

2. Accesso alla prenotazione di aule e laboratori

  1. Apri la Dashboard Servizi dell'Istituto.
  2. Individua la categoria Prenotazioni.
  3. Seleziona Prenotazione Aule & Laboratori.
  4. Si apre la pagina Prenotazione Aule.
DASHBOARD SERVIZI
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PRENOTAZIONI
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PRENOTAZIONE AULE & LABORATORI
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SELEZIONE SEDE E AULA

3. Selezione della sede e dell'aula

Nel modulo iniziale sono presenti due menu a tendina, da utilizzare nell'ordine seguente:

  1. In SEDE SCOLASTICA, scegli la sede desiderata.
  2. In AULA DA PRENOTARE, scegli l'aula o il laboratorio disponibile nell'elenco relativo alla sede selezionata.

Quando cambi sede, la selezione dell'aula viene azzerata: dovrai quindi scegliere nuovamente la risorsa. Dopo la scelta dell'aula, compare la dicitura Calendario aula, accompagnata dal nome dell'aula e della sede.

Attenzione: il menu delle aule non è utilizzabile finché non è stata scelta una sede. Se una sede non presenta aule attive, il sistema lo segnala con un messaggio.

4. Consultazione del calendario settimanale

Il calendario visualizza i giorni da lunedì a venerdì. Ogni colonna indica un giorno e la relativa data; le righe riportano gli slot configurati dall'Istituto, con descrizione e orario di inizio e fine.

Sopra la tabella trovi l'intervallo di date della settimana visualizzata e due pulsanti:

Passaggio automatico di settimana: aprendo la pagina senza una settimana specificata, dal venerdì alle 14:50 e durante il sabato e la domenica il sistema mostra automaticamente la settimana successiva. Una settimana selezionata manualmente con i pulsanti di navigazione mantiene invece la precedenza.
Da smartphone: la tabella può essere più larga dello schermo. Scorri orizzontalmente l'area del calendario per consultare tutti i giorni.

5. Significato dei colori degli slot

Ogni casella del calendario può assumere uno dei tre stati seguenti, riepilogati anche nella legenda in fondo alla tabella.

Disponibile

Verde: lo slot è previsto per quel giorno e può essere selezionato per avviare una prenotazione.

Prenotata

Rosso: lo slot risulta già prenotato. Nella casella compare anche il nome e cognome del docente associato alla prenotazione, oltre al collegamento Annulla prenotazione.

Non disponibile

Grigio: lo slot non è configurato come disponibile per quel giorno e non presenta un collegamento per prenotarlo.

6. Come effettuare una prenotazione

  1. Seleziona la sede scolastica e l'aula o laboratorio.
  2. Raggiungi la settimana desiderata e individua giorno e fascia oraria.
  3. Fai clic sulla casella verde Disponibile.
  4. Nella pagina Conferma prenotazione, controlla i dettagli della risorsa selezionata.
  5. Inserisci nome, cognome e indirizzo email istituzionale del docente.
  6. Premi Invia codice di verifica e controlla la tua casella di posta.
  7. Digita il codice monouso di 6 cifre ricevuto e premi Verifica codice e conferma prenotazione.
Email ammessa: la procedura richiede un indirizzo valido del dominio @ipsravizza.edu.it. Se l'indirizzo è già associato a un docente registrato, il nominativo inserito deve essere coerente con quello presente nel sistema.
SCEGLI UNO SLOT VERDE
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INSERISCI NOME, COGNOME ED EMAIL ISTITUZIONALE
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RICHIEDI IL CODICE VIA EMAIL
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INSERISCI IL CODICE DI 6 CIFRE
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VERIFICA E CONFERMA LA PRENOTAZIONE

7. Codice monouso: validità e controlli

La prenotazione non viene registrata con il solo invio della richiesta email: il sistema la registra soltanto dopo la verifica corretta del codice.

Attenzione: se il codice scade o non arriva, richiedine uno nuovo mediante il modulo di invio, rispettando l'intervallo di attesa. Se compare un messaggio di sessione scaduta, ripeti l'operazione dalla pagina aggiornata. Non comunicare il codice ad altre persone.

8. Come verificare che la prenotazione sia riuscita

Al termine della procedura corretta, il sistema riporta al calendario con il messaggio:

✓ Prenotazione effettuata correttamente.

Lo slot risulta ora rosso (Prenotata) e mostra il nome e cognome del docente. Controlla che aula, sede, giorno e orario siano quelli desiderati.

Nota: la sola ricezione dell'email con il codice non equivale a una prenotazione confermata. Attendi l'esito finale.

9. Come annullare una prenotazione

L'annullamento è protetto da una seconda procedura di verifica: il codice viene inviato esclusivamente all'indirizzo istituzionale associato alla prenotazione.

  1. Apri il calendario della sede e dell'aula interessate e individua lo slot rosso.
  2. Seleziona Annulla prenotazione.
  3. Controlla i dettagli mostrati nella pagina Annulla prenotazione.
  4. Premi Invia codice monouso all'email associata.
  5. Apri la casella istituzionale associata alla prenotazione, inserisci il codice ricevuto (6 cifre) e premi Verifica codice.
  6. Dopo la verifica, premi Conferma cancellazione definitiva per liberare effettivamente lo slot.
SLOT ROSSO «PRENOTATA»
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ANNULLA PRENOTAZIONE
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CODICE ALL'EMAIL ASSOCIATA
↓
VERIFICA CODICE
↓
CONFERMA CANCELLAZIONE DEFINITIVA
↓
SLOT NUOVAMENTE DISPONIBILE
Tempi di sicurezza dell'annullamento: il codice email dura 10 minuti, può essere richiesto nuovamente dopo almeno 60 secondi e ammette al massimo 5 tentativi. Dopo aver verificato il codice, la conferma finale della cancellazione deve avvenire entro 2 minuti.

La cancellazione è completata soltanto quando compare il messaggio «Prenotazione annullata. Lo slot è nuovamente disponibile.».

Importante: vedere il collegamento «Annulla prenotazione» nel calendario non permette di cancellare liberamente la prenotazione di un altro docente: per procedere occorre accedere alla casella email istituzionale associata a quella specifica prenotazione. Se l'email registrata non è valida, la pagina invita a contattare l'amministratore.

9.1 Buone pratiche e problemi comuni per aule e laboratori

10. Prenotazione PC: accesso e scelta della risorsa

La voce Prenotazione PC consente ai docenti di richiedere un numero definito di dispositivi per una classe, in una determinata giornata e fascia oraria. A differenza delle aule, una stessa fascia può contenere più prenotazioni di docenti diversi, finché rimangono dispositivi disponibili.

  1. Apri la Dashboard Servizi e individua la categoria Prenotazioni.
  2. Seleziona Prenotazione PC.
  3. Nel menu della sede, scegli la sede scolastica interessata.
  4. Nel secondo menu, seleziona la tipologia di PC disponibile presso quella sede (per esempio PC Portatili o PC ChromeBook).
  5. Consulta il calendario della risorsa selezionata.
Disponibilità per sede: le quantità sono associate alla singola sede e tipologia. Se una tipologia non compare nel secondo menu, non risulta attiva per la sede scelta. Il numero indicato nel calendario è la disponibilità residua per quella specifica data e fascia oraria.

11. Come leggere i riquadri del calendario PC

Il calendario è organizzato per giorni e fasce orarie, con navigazione tra le settimane. I riquadri mostrano sia le richieste già confermate sia la quantità ancora prenotabile.

Prenota PC
PC disponibili: 18

Verde: è possibile effettuare una nuova prenotazione. Se nessuno ha ancora prenotato, nella fascia compare un solo riquadro verde; il numero sottostante indica quanti PC sono ancora richiedibili.

Mario Rossi
Classe: 3A
PC prenotati: 8
Annulla prenotazione

Riquadro del docente: ogni prenotazione confermata mostra nome e cognome, classe di destinazione, numero di PC richiesti e il proprio collegamento di annullamento. Possono comparire più riquadri nella stessa fascia.

Prenota PC
PC disponibili: 10

Prenotazione parziale: dopo i riquadri dei docenti compare un solo riquadro verde per prenotare i dispositivi rimasti.

PC disponibili: 0

Rosso con disponibilità zero: tutti i PC di quella tipologia risultano già assegnati per la fascia. Il riquadro non è cliccabile e non permette nuove prenotazioni.

Non disponibile

Grigio: fascia non configurata come prenotabile per quel giorno.

Importante: il numero totale di PC della tipologia non va confuso con quello residuo. Per esempio, se la dotazione è di 18 dispositivi e un docente ne prenota 8, il riquadro verde successivo mostra PC disponibili: 10. Le prenotazioni di altre date o fasce orarie non riducono questa disponibilità.

12. Come prenotare i PC

  1. Seleziona sede, tipologia di PC, settimana, giorno e fascia oraria.
  2. Fai clic sul riquadro verde Prenota PC.
  3. Nella pagina Conferma prenotazione, controlla tipologia, sede, data, orario e disponibilità residua.
  4. Inserisci nome e cognome del docente e l'email istituzionale del dominio @ipsravizza.edu.it.
  5. Indica la classe in cui consegnare/utilizzare i PC.
  6. Inserisci il numero di PC richiesti, compreso tra 1 e il massimo residuo indicato nel modulo.
  7. Premi Invia codice di verifica e controlla la casella email istituzionale.
  8. Inserisci il codice monouso di 6 cifre e premi Verifica codice e conferma prenotazione.
  9. Al ritorno al calendario, verifica la comparsa del tuo riquadro e il nuovo valore PC disponibili.
SCEGLI SEDE E TIPOLOGIA PC
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SELEZIONA «PRENOTA PC»
↓
INDICA DOCENTE, EMAIL, CLASSE E QUANTITÀ
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RICEVI E INSERISCI IL CODICE OTP
↓
CONFERMA E CONTROLLA IL RESIDUO
Verifica email: anche per i PC il codice OTP è valido per 10 minuti, un nuovo invio richiede un'attesa di almeno 60 secondi e sono ammessi al massimo 5 tentativi per codice. L'invio del codice, da solo, non conferma la prenotazione.
Disponibilità aggiornata: il sistema controlla nuovamente la quantità residua al momento della conferma. Se un altro docente ha nel frattempo prenotato i dispositivi richiesti, l'operazione non viene registrata e occorre aggiornare il calendario e ripetere la richiesta con una quantità disponibile.

13. Come annullare una prenotazione PC

Ogni docente può richiedere l'annullamento della singola prenotazione tramite il collegamento presente nel proprio riquadro. L'operazione richiede la verifica dell'indirizzo email istituzionale associato a quella prenotazione.

  1. Individua nel calendario il riquadro con il nominativo, la classe e la quantità prenotata.
  2. Seleziona Annulla prenotazione.
  3. Richiedi il codice monouso, inviato all'email associata alla prenotazione.
  4. Inserisci il codice ricevuto e completa la successiva conferma definitiva di cancellazione.
  5. Torna al calendario: i dispositivi liberati rientrano nella disponibilità di quella data, fascia oraria e tipologia.
Esempio: se due docenti hanno prenotato rispettivamente 8 e 5 PC su una dotazione di 18, rimangono 5 PC disponibili. Se il primo docente annulla la propria prenotazione da 8 PC, la disponibilità sale a 13; la prenotazione dell'altro docente rimane invariata.
Sicurezza: il collegamento di annullamento è visibile nel calendario, ma non basta per cancellare la prenotazione altrui. Il codice di verifica viene inviato esclusivamente alla casella istituzionale registrata per quella richiesta.

14. Riepilogo rapido

Aule e laboratori

DASHBOARD → PRENOTAZIONE AULE & LABORATORI
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SEDE E AULA → SLOT VERDE
↓
DATI DOCENTE → CODICE EMAIL → CONFERMA
↓
LO SLOT DIVENTA PRENOTATO

PC

DASHBOARD → PRENOTAZIONE PC
↓
SEDE E TIPOLOGIA → «PRENOTA PC»
↓
DOCENTE, EMAIL, CLASSE E QUANTITÀ
↓
CODICE EMAIL → CONFERMA
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AGGIORNAMENTO AUTOMATICO DEI PC DISPONIBILI
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